Mikor indokolt a biztonsági tevékenység kiszervezése? Amikor egy szervezet védelmi intézkedésekkel kapcsolatban hoz meg fontos döntéseket, akkor egy fontos szempontként bizony az is felmerül, hogy milyen mértékben oldja meg a biztonsággal kapcsolatos teendőket házon belül. Jelen írásunkban (illetve ennek folytatásában) azt tárgyaljuk, hogy egyes biztonsági funkciókat, például a fizikai őrszolgálatot, a nyomozási funkciót és más biztonsági funkciókat érdemes-e kiszervezni (outsourcing-olni), vagy éppen házon belül tartani.
Az outsourcing definíció szerint olyan külső szolgáltatásokra vonatkozó szerződéskötés, amelyek ugyan az üzleti tevékenység szükséges részét képezik, azonban nem tartoznak az alapvető funkciókhoz vagy az alapvető kompetenciákhoz. Érdemes azt is hozzátenni, hogy ebbe a körbe jellemzően nem tartoznak bele a szervezet alapkompetenciái, vagyis azok a szolgáltatások, tevékenységek vagy folyamatok, amelyek az adott vállalat stratégiai értékének meghatározó elemei. Az outsourcing ebből kifolyólag lehetővé teszi, hogy a szervezet az alapvető funkcióira összpontosítson, magyarán azokra a dolgokra, amikhez igazán ért. De vajon érdemes-e outsourcing-olni a biztonsággal kapcsolatos tevékenységeket, teendőket? Mint minden esetben, itt is vannak érvek a kiszervezés mellett és ellen. Vegyük sorra a szempontokat.
1. Személyzeti folytonosság szempontja
Szervezeten belüli biztonsági funkciók ellátásakor a biztonsági személyzet fluktuációja többnyire ritkább, mint egy külső szolgáltatónál. Ez az általános tapasztalat annak tudható be, hogy a saját biztonsági személyzet sok esetben jobban fizetett, és jobbak a munkavállalói juttatások, valamint a szervezeti elköteleződés / munkavállalói lojalitás szintje is magasabb azáltal, hogy a biztonsági személyzet kevésbé érzi magát „kívülállónak”.
2. A szervezeti kultúra szempontja
Mivel a tapasztalat az, hogy a saját alkalmazottak hosszabb ideig maradnak a vállalatnál, ezért esetükben nagyobb a valószínűsége annak, hogy többet megtudnak a cégről, és azokról az emberekről, akik biztonságáról gondoskodnak. Ez egy „csapatközpontúbb” biztonsági munkaerő formálódását helyezi kilátásba, illetve egy olyan biztonsági személyzet működését, amely nagyobb szinkronitást mutat a szervezet vallott és követett értékeivel.
3. Az ellenőrzés szempontja
Saját biztonsági alkalmazottak esetében jobban megvalósítható a közvetlen ellenőrzés a teljesítmény felett, mint abban az esetben, ha outsourcing-olunk. Ilyen értelemben a saját biztonsági személyzet esetében egy magasabb fokú kontroll gyakorolható. Az ellenőrzés természetesen outsourcing esetében is jelen van, azonban másképpen. Egy biztonsági feladatokat ellátó szolgáltató ügyfeleként a megbízó cég szerepe a napi biztonsági személyzeti kérdések kezeléséről és ellenőrzéséről a szerződés rendelkezések ellenőrzésére tolódik át. Vagyis ekkor az a kérdés, hogy eleget tesz-e a szolgáltató a szerződésben vállalt kötelezettségeinek.
4. A szakértelem megőrzésének szempontja
Ha egy szervezet saját biztonsági személyzettel dolgozik, akkor lehetősége van arra, hogy az aktuális vállalati igényekre reflektálva alakítsa, illetve optimalizálja a biztonsági személyzet elrendezését. Kiszervezés esetén ellenben a külső cég rendelkezhet úgy, hogy egy-egy képzettebb dolgozó szakértelmét máshol hasznosítsa.
5. Szakterületi jártasság kérdése
Egy bejáratott, régóta a piacon működő biztonsági szolgáltatásokkal foglalkozó cégről megállapítható, hogy már sokat látott. Sok olyan helyzetet élt meg, amelynek tapasztalatait beépítette saját tudásbázisába, valamint működési gyakorlatába. Ezek a szerteágazó tapasztalatok pedig kétségkívül egy fontos érvet jelentenek az outsourcing mellett.
6. Költség-szempontok
Mivel a saját alkalmazottak általában többe kerülnek, ezért egy saját biztonsági funkciót lényegesen költségesebb fenntartani. A saját alkalmazottakhoz továbbá olyan rejtett költségek is kapcsolódnak, amik nem merülnek fel a kiszervezett alkalmazottak esetében (pl. alkalmi juttatások vagy a létesítményhasználat kapcsolódó költségei). Ezeket gyakran figyelmen kívül hagyják az összehasonlítás vagy az értékelés során. Nem meglepő, hogy a költségcsökkentés az outsourcing egyik elsődleges indoka. Bár az outsourcing-nak más előnyei is vannak, kétségtelenül a kiadások leszorítása az egyik legnagyobb előnye. Itt érdemes azt a tényt is behozni, hogy a biztonság hozzájárul az üzlet folytonosságához és életképességéhez, de nem termel bevételt. Vagyis a biztonsági terület lényegében költségek csökkentése révén tud hozzátenni a vállalat növekedéséhez.
7. A rugalmasság szempontja
A saját biztonsági állomány létszáma nyilvánvalóan korlátozott. Ebből következik az, hogy ha egy nem tervezett, rendkívüli esemény adódik, vagy amennyiben egy tervezett esemény további támogatást igényel, az bizony problémát okozhat. Persze ebben az esetben is lehetőség van részmunkaidős alkalmazottak felvételére, azonban ez nem megy egyik napról a másikra, és újabb költségekkel jár. Az outsourcing ellenben nagyobb rugalmasságot biztosít a szervezet számára, mint a saját munkaerő. A biztonsági tevékenységet szolgáltató szervezetek nagyobb létszámú személyzettel rendelkeznek, így könnyebben reflektálnak az esetleges rendkívüli események során jelentkező „túlfeszültségre”. Szerződéskötéskor továbbá olyan megállapodások köthetők, amelyek meghatározzák a támogatás paramétereit ilyen nemkívánatos események kezelésével kapcsolatban – ezáltal minimalizálva a váratlan költségeket.
Cikkünkben a biztonsági tevékenység kiszervezésének hét szempontját ismertettük. Mind a saját biztonsági tevékenység ellátásának, mind pedig az outsourcing-nak láthattuk a különböző érveit és ellenérveit. Úgy véljük, hogy e szempontok értékes tájékozódási pontként szolgálhatnak abban a folyamatban, amelyben egy szervezet e két megoldás előnyeit és hátrányait mérlegeli.
